Mailbox là một trong những phương tiện giao tiếp công việc phổ biến. Quản lí mailbox tốt là một phần quan trọng giúp mình quản lí cuộc sống tốt hơn, nâng cao hiệu suất học tập và làm việc.

Mình ngưng sử dụng Yahoo Mail và bắt đầu chuyển sang Gmail vào 2013. Mục đích sử dụng ban đầu để đăng kí thành viên ở các diễn đàn, dịch vụ và phục vụ một số liên lạc, thông báo trong trường đại học. Dần dần đến hiện nay, nội dung công việc qua mail ngày càng đa dạng, liên tục đòi hỏi mình phải có cách quản lí, sắp xếp những thông tin này tốt hơn. Mình quyết định đầu tư một khoảng thời gian để tìm hiểu, ứng dụng vài phương pháp quản lí Gmail tốt hơn. Từ đó tối ưu hoá hệ quản trị cá nhân, tạo ra sự thay đổi trong năng suất học tập và làm việc. Một trong số đó là phương pháp Inbox Zero.

Inbox zero là quy trình dán nhãn, phân loại và sắp xếp các email đến trong hộp thư Inbox bằng một số phương pháp thích hợp để duy trì trạng thái không có email nào chưa được xử lí trong hộp thư đến.

Một số nguyên tắc của phương pháp Inbox Zero:

Cần dành thời gian xử lí mailbox định kì, tránh cảm giác quá tải mỗi lần mở lên.
Xoá tất cả những email không cần thiết, không phục vụ cho mục đích ngắn hạn hoặc dài hạn.
Cần quyết định nên làm gì với mỗi email để phân loại vào vị trí tương ứng và có hành động phù hợp. Hạn chế mở, xem rồi đóng lại mà không có hành động sau đó vì vừa tốn nhiều sự chú ý mà không có hành động cụ thể, vừa tốn thêm thời gian sau đó để xử lí email một lần nữa, và có thể quên luôn công việc cần phải làm.

1. Dọn dẹp mớ hỗn độn

Số lượng mail từ 2013 cho đến nay trước khi mình tiến hành dọn dẹp là 10.699. Sau khi dọn dẹp chỉ còn 184, khoảng gần 2% số lượng emails ban đầu. Một vấn đề mà mình và nhiều người gặp phải là rối với số lượng mail khủng trong hộp thư mà không biết bắt đầu dọn dẹp từ đâu. Mình sử dụng 2 dịch vụ sau đây:

Unroll.me: quản lí danh sách các dịch vụ đã đăng kí subscription qua email. Có thể dễ dàng hủy đăng ký bất kỳ dịch vụ nào. App này free, chỉ cần kết nối tài khoản gmail là dễ dàng xài được, giúp quản lí và ngưng nhận các email quảng cáo không cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể tuỳ chỉnh chức năng unsubscribe ở cuối mỗi email quảng cáo trong Gmail, nhưng cách này khá thủ công và không hệ thống được toàn bộ tất cả các trang đã đăng kí.

Mailstrom: Clean Up Your Inbox Now: đây là giải pháp giúp dọn dẹp nhanh chóng hàng nghìn email khỏi Inbox cùng một lúc. Sau khi liên kết với tài khoản Gmail, tất cả các email sẽ được phân loại thành các mục như Sender, People I’ve Emailed, Subject,… Sau đó có thể nhanh chóng xóa hàng loạt email không cần thiết. Bản free chỉ xử lí tối đa 500 email. Mình trả thêm 18$ cho 1 tháng để sử dụng hết chức năng cho việc dọn dẹp Inbox ban đầu rồi unsubscribe.

Tóm lại, với 2 dịch vụ trên mình đã có thể dọn dẹp sạch sẽ rất nhiều thứ từ trước đến nay trong Gmail. Tiếp theo là thiết lập một số quy tắc phân loại và sắp xếp, để áp dụng cho tất cả các email từ nay về sau. Hộp Inbox đảm bảo bước sang hẳn một version mới luôn 😀

2. Phân loại & Thiết lập các quy tắc

2.1. System Labels – Categories – Labels

SYSTEM LABELS

System Label là một công cụ phân loại rất hữu ích để tìm kiếm dễ dàng, giống như dán sticker vậy. Đây là hệ thống mặc định của Gmail. Để đơn giản hoá, mình chỉ show vài cái cần thiết (Important, Sent, All Mail, Trash) và hide những cái không sử dụng (Snoozed, Chats, Scheduled, Drafts, Spam).

Important mark: Đây là tính năng hữu ích của Gmail giúp nhận biết các email quan trọng bằng cách đánh dấu. Đây giống như thuật toán AI của Facebook khi bạn like content, thì Gmail sử dụng khi bạn mark emails. Tuy nhiên, cách mình sử dụng chức năng này có khác biệt một chút ở ý nghĩa. Mình không phân loại dựa trên tiêu chí quan trọng hay không, mà dựa trên tiêu chí có khả năng hành động gì đó tiếp theo hay không. Cụ thể:

Cần hành động: có thể tương tác, thực hiện hành động gì đó tiếp theo (ví dụ trả lời tin nhắn,…). Mình thiết lập tuỳ chỉnh để những email này hiện lên đầu tiên (Settings → Inbox → Inbox type: Important first).
Không cần hành động: chỉ đơn thuần tiếp nhận thông tin và không thể làm gì khác.

LABELS

Labels là tính năng trong Gmail có thể tận dụng để phân loại hiệu quả. Nó cho phép sắp xếp tất cả các email theo các tiêu chí cá nhân hóa hơn. Labels và Categories hoạt động giống nhau, nhưng Categories là phần mặc định không thể thay đổi nên mình có thể phân loại thêm bằng chức năng Labels này. Với nhu cầu hiện tại, mình chia thành các mục:

COURSES: liên quan khóa học, hội thảo.
REFERENCES: thông tin, thông báo, cập nhật.
STUDY ABROAD: liên quan đến vấn đề khi đang đi học nước ngoài.
WORK: công việc nghiên cứu, chuyên môn, các dự án.

Như vậy kết hợp cả Labels và Categories, chẳng hạn mình có thể nắm bắt được sơ bộ các email trong mục COURSES thuộc nhóm trao đổi thông tin, cập nhật, hay thông tin giới thiệu, khuyến mãi.

2.2. Phương pháp Eisenhower – Star system – Multiple Inboxes

PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER

Sau khi đã phân loại emails theo Categories và Labels, mình tiến hành tới việc xác định hành động cần làm. Mình sử dụng phương pháp Eisenhower. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông có một khả năng hiệu quả trong việc duy trì năng suất làm việc không chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Phương pháp này được sử dụng để sắp xếp hành động dựa trên tầm quan trọng (important) và tính cấp thiết (urgent). Cụ thể như sau:

Do it: Khẩn cấp và quan trọng, cần phải làm ngay lập tức.
Delegate it: Khẩn cấp nhưng không quan trọng, có thể bàn giao cho người khác.
Defer it: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp, hành động được lên kế hoạch để làm sau.
Dump it: Không khẩn cấp cũng không quan trọng, cần phải được loại bỏ.

STAR SYSTEM ⭐

Mình áp dụng phương pháp Eisenhower vào star system của Gmail. Nó giống như đánh dấu trang sách, giúp phân biệt hành động cần làm giữa những email khác nhau. Mặc định của Gmail là ngôi sao màu vàng ⭐ tuy nhiên có thể thay đổi biểu tượng và màu sắc (Settings → General → Stars) tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng. Cách phân loại như sau:

Yellow-bang ⚠️: important & urgent
Yellow-star ⭐: important & not urgent
Orange-guillemet ⏩: not important & urgent
No check: not important & not urgent
Green-check ✅: resolved. Đây là kí hiệu mình thêm vào sau khi giải quyết hoàn thành email. Nó như việc lưu trữ email, giống chức năng Archive. Nhưng mình không sử dụng Archive khi chưa xử lí email vì như mình đã giải thích, khi xem email mà không có hành động cụ thể, vừa tốn thêm thời gian sau đó để xử lí email một lần nữa, và có thể quên luôn công việc cần phải làm. Vì vậy, việc đánh dấu resolved các email với mình như là một hình thức xác nhận và lưu trữ lại sau khi đã giải quyết xong.

MULTIPLE INBOXES

Sau khi phân loại hành động tương ứng cho email, mình có thể sử dụng tính năng multiple inboxes để hiện thị các mục như trong hình. Theo đó, sẽ rất dễ nắm bắt được việc nào cần phải làm theo thứ tự ưu tiên đã phân loại như trên trong Inbox.

2.3. Filters

Labels, Categories và Star System là công cụ hữu ích để phân loại, nhưng việc phân loại thủ công có thể hơi tốn thời gian và phiền phức. Khi đó, có thể sử dụng tính năng Filters để phân loại tự động cho email đến thoả một số tiêu chí nhất định.

Ví dụ đối với email thông báo mỗi khi mình mua hàng trên Amazon, mình sẽ dùng Filter để thiết lập chức năng mỗi khi có email có đuôi @amazon.co.jp thì Gmail sẽ tự động bỏ qua hộp Inbox, đánh dấu đã đọc, gán nhãn REFERENCES & Updates. Chức năng này giúp lọc một loạt các email có nội dung giống nhau khá tiện để giải quyết các emails quảng cáo hoặc spam.

3. Tối ưu hoá bằng một số tính năng khác

3.1. Todoist

Đây là một phần mềm quản lí Task Management khá tốt. Trước đây, mình sử dụng Reminders sẵn có của iOS. Khi chuyển qua dùng Todoist thì chức năng tích hợp extension cả trong Gmail khá tiện lợi khi muốn lưu việc cần làm từ nội dung email. Ví dụ đối với email thuộc nhóm Defer It thì mình cần chuyển nó thành một tác vụ cần làm trong Todoist bằng cách chọn “Add to Todoist” thì sẽ tự động lưu vào như hình bên dưới rất tiện lợi.

3.2. Advanced Search

Chức năng search của Gmail phù hợp khi cần tìm một email cụ thể, giống như việc tìm kiếm trên Google. Ví dụ: để tìm kiếm email từ địa chỉ abc@gmail.com, có tập tin file đính kèm, gửi trước ngày 30.01.2016 thì cần dùng câu lệnh như sau trong khung Search:

from: abc@gmail.com has:attachment before:2016/01/30

Chức năng này có nhiều câu lệnh, bạn có thể tham khảo đầy đủ trên trang support của google ở đây. Mình tóm tắt lại một số câu lệnh phổ biến bên dưới:

Sau một thời gian sử dụng, mình chưa bao giờ dùng chức năng này để tìm kiếm. Nhưng nó là một cách hữu ích trong trường hợp cần thiết.

4. TÓM TẮT QUY TRÌNH XỬ LÍ EMAIL

Xác định tính actionable và valuable của emails
- Non-actionable (không cần phải làm gì cả) nhưng valuable (thông tin cần thiết để sử dụng sau này) → gán nhãn Resources.
- Non-actionable (không cần phải làm gì cả) và non-valuable (không có giá trị sử dụng) → xóa bỏ.
Gán nhãn cho các emails cần xử lí bằng Labels và Categories
Xác định hành động cần làm (Do It, Defer It, Delegate It) bằng Star System để phân loại vào multiple inboxes theo phương pháp Eisenhower
- To-do list và Calendar là hai phần mềm hỗ trợ hữu ích trong việc nhắc nhở, theo dõi, và quản lí công việc.
Chuyển các emails đã xử lí vào mục Resources hoặc xóa bỏ.
- Kiểm tra định kì để xóa bỏ các files không còn cần thiết nữa.

TÓM LẠI: Để có một hệ quản trị cá nhân Gmail tốt hơn, mình đã bỏ ra khá nhiều thời gian để tìm hiểu và tối ưu hoá. Quá trình tuy phức tạp nhưng khi đã vượt qua được đoạn dốc của leaning curve rồi thì mọi thứ đã vào được guồng và trở nên gọn gàng, ngăn nắp, có hệ thống, và tiện lợi hơn rất nhiều.

[COMMENTS from 21.01.2021]: Sau 2 tháng áp dụng triệt để phương pháp này, mình thấy rất ngăn nắp, có hệ thống và không bỏ sót bất kì công việc nào trên email. Vấn đề lớn nhất là vượt qua đoạn dốc của learning curve ban đầu, và chịu khó bỏ ra công sức để xây dựng lại hệ thống như đã trình bày. Còn mọi việc sau đó sẽ vào guồng, trơn tru và không hề có sự lộn xộn bừa bộn nào nữa.

[COMMENTS from 03.08.2021]: Mình tổng hợp thêm quy trình xử lí email ở mục 4. Sau nhiều lần thử và sai, hệ thống vẫn hoạt động tốt trong việc xử lí và quản lí email. Vừa quản lí hiệu quả, vừa đảm bảo được sự ngăn nắp và rõ ràng trong công việc.

[COMMENTS from 02.05.2023]: Sau gần 3 năm sử dụng thì mọi thứ trở nên rất gọn gàng, dễ dàng sử dụng. Đôi khi nhận được emails quảng cáo mình có thể unsubscribe từ địa chỉ đó chứ không cần dùng chức năng filter. Phần Delegate It mình chưa sử dụng nhiều, nhiều nhất vẫn là Do It và Defer It. Mình sẽ tiếp tục theo dõi để cải thiện hệ thống tối giản nhất có thể.

CUONG TRAN

Odaiba-Tokyo, 22.11.2020 (Updated: 03.08.2021)

NGUỒN THAM KHẢO:

Gmail Zero Inbox :The GTD Optimized Email Workflow. The Ultimate Strategy To Getting Things Done

The GMail Masterclass: A Complete Guide To Using Gmail

Productivity Masterclass: Create a Custom System that Works_Thomas Frank

Real Productivity: How to Build Habits That Last_Thomas Frank

Productivity Today: Managing Attention in the Digital Age | Learn with Todoist

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC:

MỘT SỐ TIN ĐỒN VỀ HIỆU SUẤT HỌC TẬP & LÀM VIỆC

MÌNH ĐÃ TỐI ƯU HÓA THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

ỨNG DỤNG TÂM LÍ HỌC MÀU SẮC VÀO HỌC TẬP & LÀM VIỆC