Với mình, bừa bộn là một thói quen tốn kém.

Thứ nhất, tốn thời gian. Việc sắp xếp không hợp lí gây khó khăn cho việc tìm kiếm.

Thứ hai, tốn tiền. Đôi khi phải tốn tiền mua lại thứ gì đó, trong khi nó đang lẫn lộn đâu đó trong mớ hỗn độn.

Thứ ba, tốn năng lượng tinh thần. Cảm giác mọi thứ bừa bộn đem lại sự trì trệ, căng thẳng mệt mỏi, gây xao nhãng không biết đâu là thứ quan trọng và cần thiết, làm mất động lực học tập và làm việc.

Khi làm việc thường xuyên trên máy tính, những không gian trống qua việc sắp xếp các files và folders hợp lí giúp mình cảm thấy gọn gàng, ngăn nắp, và năng suất hơn.

CÁCH MÌNH PHÂN LOẠI:

• Mình phân loại các Folders theo các khía cạnh lớn trong cuộc sống như: Work, Learning, Personal. Trong mỗi folder sẽ có các sub-folder nhỏ hơn. Ví dụ: Learning chứa Academic, Language, Soft Skills,… Mức độ chi tiết sẽ tùy thuộc mỗi người.
• Mỗi sub-folder sẽ chứa các projects cần hoàn thành trong một thời gian nhất định. Ví dụ: folder Work chứa project PhD Thesis là luận văn mình cần hoàn tất sau 4 năm. Những projects cần dễ dàng truy cập được từ desktop và không nên nằm sâu quá trong các folder.
• Folder Resources là nơi lưu trữ các projects đã hoàn thành. Folder này cũng bao gồm các sub-folders như Work, Learning, Personal.
• Folder Inbox là nơi lưu trữ tất cả các files ban đầu để sắp xếp sau đó vào các folders trên. Đây cũng là nơi chứa các file copy, download,…

Tự hỏi 3 câu hỏi để quyết định xem có nên giữ lại file nào đó hay không. Nếu câu là trả lời là có với ít nhất 1 trong 3 thì có thể giữ lại file đó.

• Cái này có cần thiết cho công việc, học tập không?
• Cái này có giúp cuộc sống dễ dàng hơn không?
• Cái này có làm cho mình vui hơn không?

Ví dụ: file ảnh chụp với bạn bè có thể giữ lại vì:

• Cái này có cần thiết cho công việc, học tập không? Không.
• Cái này có giúp cuộc sống dễ dàng hơn không? Không.
• Cái này có làm cho mình vui hơn không? Có.

TIPS:

• Thường xuyên dọn dẹp định kì. Theo thời gian, một số files sẽ không còn cần thiết nữa.
• Sử dụng các hệ thống lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, iCloud,…) để có thể sao lưu dữ liệu và truy cập thuận tiện từ các thiết bị khác trong trường hợp cần thiết. Phương pháp này còn giúp backup dữ liệu trong trường hợp thất lạc máy tính.
• Thiết lập trên trình duyệt web để sao lưu các file download vào folder Inbox, tránh việc lưu trữ rải rác và khó tìm kiếm.

Mình cố gắng giữ cho desktop máy tính gọn gàng và trống trải. Những không gian trống không phải để lấp đầy mà chúng còn giúp tinh thần mình thoải mái hơn.

Hãy dành một ít thời gian để sắp xếp lại máy tính của bạn, cũng là một cách tinh giản tâm trí đó.

Cuong Tran

Một buổi tối mùa hè Odaiba, Tokyo – 02.08.2021

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC:

Ứng dụng tâm lý học màu sắc vào học tập và làm việc

Mình đã tối ưu hóa thời gian như thế nào

Quản lý email với phương pháp Inbox Zero

Dọn dẹp không gian cho máy tính

The pilot

Cách mình ghi chép khi đi lâm sàng

Hiểu như thế nào về productivity trong học tập và làm việc

Cách quản lý to-do list