Hiệu suất học tập và làm việc Productivity là một khía cạnh mình rất quan tâm và luôn tìm cách cải thiện để quản lí cuộc sống tốt hơn. Có một khái niệm mình rất ưng gọi là second brain. Đây là một hệ quản trị cá nhân để thu thập thông tin, phân loại, sắp xếp, lưu trữ, truy xuất mọi thứ một cách có tổ chức, gọn gàng, hiệu quả. Nó giống như một hệ thống ngầm tinh vi bên dưới để vận hành tất cả mọi thứ ở bên trên một cách trơn tru và tối ưu.

Để trở thành một bác sĩ giỏi không chỉ đồng nghĩa với việc thành thạo về kiến thức, kĩ năng y khoa. Trong thời đại công nghệ số, việc tiếp cận kiến thức từ các nguồn thông tin đã không còn là rào cản quá lớn. Ở một góc nhìn chi tiết hơn, cải thiện hiệu suất làm việc còn là vấn đề cải thiện nhiều kĩ năng mềm như khả năng giao tiếp, đồng cảm, lãnh đạo, làm việc nhóm, quản lí thời gian, quản lí căng thẳng áp lực, đối diện với sự vô định và những cảm xúc không thuận lợi. Vì vậy, có hiểu biết tốt và phương pháp thực hành đúng để cải thiện những kĩ năng mềm liên tục là một điều mình nghĩ là cần thiết.

1. Mô hình Pilot – Plane – Engineer

Hiệu suất (Productivity) là khối lượng công việc hữu ích (Useful Output) có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn nhất (Time).

• Pilot (10%): phi công sẽ định vị hướng đi của máy bay. Hướng đi càng chính xác thì sự hữu ích (useful) của những kết quả thu được càng lớn. Yếu tố pilot chỉ chiếm 10% thời gian nhưng quyết định phần lớn tính chất của 80% thời gian cho công việc hàng ngày. Đọc chi tiết hơn về Pilot tại đây.
• Plane (80%): máy bay sẽ bay theo lộ trình do phi công đặt ra, cất cánh và hạ cánh. Plane chính là kết quả công việc (output).
• Engineer (5-10%): đây là người giữ cho toàn bộ hệ thống an toàn, có tổ chức, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm nhiên liệu. Engineer chính là yếu tố thời gian (time).
• F (fun factor): đây là yếu tố phụ thuộc vào từng cá nhân, để thêm niềm vui và sự hứng khởi vào công việc và học tập.

2. Tin đồn #1: Tôi không có thời gian

Bản chất của lối suy nghĩ “Tôi không có thời gian” chính là “Tôi đang chủ động chọn không có thời gian”. Vì vậy trước tiên cần phải thay đổi mindset thành chính bạn là người hoàn toàn làm chủ 100% thời gian của mình. Vấn đề cốt lõi chính là sự ưu tiên. Đây là mindset rất quan trọng để mình sắp xếp lại mọi trật tự, ưu tiên các khía cạnh trong cuộc sống.

3. Tin đồn #2: Động lực

Động lực (motivation) là thứ nằm giữa trên con đường từ suy nghĩ đến hành động, tạo nên năng lượng rất lớn để thúc đẩy hành động. Tuy nhiên, động lực là một cảm giác (feeling), vì vậy nó mang tính tạm thời, không lâu dài và thường xuyên thay đổi. Trong đa số trường hợp, nếu không có động lực sẽ dễ dẫn đến sự trì hoãn (procrastination). Mình từng đề cập đến sự trì hoãn và một số phương pháp vượt qua ở bài Learning How To Learn & Mindshift.

Việc hiểu rõ điều gì khiến mình hành động, từ động lực bên ngoài hay động lực nội tại là điều còn quan trọng hơn hết. Ta có xu hướng đi theo động lực từ bên ngoài vì đó là những điều rất dễ thấy và có được rất nhanh, như phần thưởng, sự công nhận, lời khen tặng. Còn động lực nội tại xuất phát từ mong muốn, giá trị sống của bản thân là một nguồn năng lượng không dễ thấy nhưng âm ỉ và kéo dài theo thời gian.

Nếu bạn có kỉ luật bản thân cao, thì khoảng cách từ suy nghĩ đến hành động ngắn hơn mà không có quá nhiều chần chừ. Tuy nhiên, ta luôn cần động lực để làm những việc có thể chịu những khó khăn, không thoải mái trong ngắn hạn nhưng đem đến sự hữu ích trong tương lai. Giống như việc tập thể dục tuy gây ra sự nhức mỏi tạm thời nhưng đem đến lợi ích sức khỏe lâu dài. Hơn nữa, nếu sự thỏa mãn về kết quả có được ngay tức khắc thì vòng lặp (feedback loop) dẫn đến hành động sẽ diễn ra nhanh và mạnh hơn, giống như một liều dopamine hưng phấn tinh thần. Ví dụ: bạn giảm được 1kg sau 1 tuần tập thể dục đều đặn là một vòng lặp ngắn, đem lại động lực thúc đẩy hành động tiếp tục. Hành động tạo nên kết quả, kết quả lại củng cố hành động.

Do đó, một khía cạnh ngược lại, những việc đòi hỏi tính kiên trì trong một thời gian dài thường đòi hỏi một động lực nội tại từ bên trong lớn hơn để có thể vượt qua cảm giác chán nản, muốn bỏ cuộc vì khó cảm nhận được kết quả ngay lập tức. Lúc này, việc nhìn nhận lại mục đích, giá trị sống trở nên cần thiết hơn hết.

Một điều quan trọng không kém bên cạnh động lực nội tại, chính là thói quen. Khả năng xây dựng cho mình những thói quen nho nhỏ, kiên trì lâu dài là một yếu tố đem đến sự bền vững, kiên định cho hành động. Mình có viết một chút kĩ hơn về thói quen ở bài Meditation và Mindfulness dưới góc nhìn của thực hành thói quen.

4. Tin đồn #3: Tính đa nhiệm

Tính đa nhiệm (multitasking), mình từng đề cập trong bài Learning How To Learn & Mindshift. Khi công việc càng bận rộn và đòi hỏi nhiều tiêu chí, mình càng dễ trở nên đa nhiệm trong công việc và tham lam muốn hoàn thành càng nhiều việc càng tốt trong cùng một khoảng thời gian. Tuy nhiên, sự đa nhiệm tiêu tốn rất nhiều năng lượng, và khó dẫn đến sự tập trung sâu vào vấn đề. Có một công thức từng được đề cập trong cuốn Deep Work của Cal Newport:

High-quality work produced = (Time spent) x (Intensity of Focus).

Nghĩa là, chất lượng công việc phụ thuộc vào thời gian và mức độ tập trung cho công việc đó. Một khái niệm tâm lí học nữa gọi là Attention Residue. Khi chuyển qua lại từ task A sang task B, khả năng tập trung không lập tức thay đổi mà một phần vẫn còn suy nghĩ về task A. Ảnh hưởng này càng rõ nếu task A vẫn chưa được giải quyết và cường độ tập trung của bạn thấp. Thậm chí nếu bạn đã hoàn thành task A trước khi chuyển sang task kế tiếp, khả năng tập trung vẫn còn bị phân tán một lúc sau đó. Vì vậy, multitasking sẽ làm giảm intensity of focus dẫn đến giảm chất lượng công việc. Vì vậy chỉ nên tập trung vào một việc trong một lúc.

5. Định luật #1: Định luật Parkinson

“Work always expands to fill the time that was allocated to it.”_Parkinson’s law

Một cách đơn giản, khối lượng công việc cần hoàn thành sẽ tự điều chỉnh (thường tăng lên) theo thời gian được quy định để hoàn thành. Thuật ngữ này lần đầu tiên được đặt ra bởi Cyril Northcote Parkinson trong một bài luận hài hước mà ông viết cho Economist vào năm 1955.

Ví dụ thực tế là mình luôn có cảm giác chưa học xong bài hay làm chưa xong một việc được giao cho đến kì thi hay deadline. Vì vậy, có quá nhiều thời gian để làm gì đó cũng chính là yếu tố dẫn tới sự trì hoãn.

Thời gian giống như tập luyện cơ bắp, càng siết chặt thì càng tận dụng được sức mạnh của nó, càng xao nhãng lơ là thì nó càng nhũn nhẽo chảy xệ haha. Một cách để áp dụng định luật này để gia tăng hiệu suất làm việc chính là tạo nên những Artificial Deadline, để tự thúc đẩy mình hoàn thành sớm công việc. Điều này cũng cần thêm kỉ luật bản thân.

6. Định luật #2: Nguyên tắc PARETO

Nguyên tắc Pareto còn được gọi với cái tên đơn giản hơn là quy tắc 80/20. Có nhiều sách đề cập đến nguyên tắc này, nhưng cách mình áp dụng nguyên tắc Pareto vào cuộc sống cụ thể là 80% năng lượng trong ngày là do 20% những thói quen chủ chốt tạo ra. Thói quen chủ chốt (keystone habits) là khái niệm mình học được từ cuốn Atomic Habits của James Clear (tựa Tiếng Việt là Thay Đổi Tí Hon Hiệu Quả Bất Ngờ) nói về những thói quen, thay đổi nho nhỏ trong hoạt động hàng ngày, giống như hiệu ứng domino dẫn đến sự tác động ảnh hưởng các khía cạnh khác trong cuộc sống.

Một số thói quen chủ chốt của mình:

• Thiền vào buổi sáng: giúp mình bắt đầu một ngày nhiều năng lượng cân bằng hơn. Lợi ích của thiền dần được khoa học chứng minh rất nhiều, mình từng đề cập trong bài viết Meditation và Mindfulness dưới góc nhìn của thực hành thói quen.
• Tập thể dục: giúp mình nâng cao thể chất, và cải thiện tâm trạng tốt hơn trong ngày. Sức khỏe thể chất tốt, với tâm trí vững vàng giúp mình đối diện tốt hơn với nhiều vấn đề xảy ra trong ngày.
• Quản lý thời gian: Mình thường xuyên quản lí tất cả mọi việc trong ngày bằng cách lên kế hoạch trong calendar. Bạn có thể tham khảo chi tiết ở bài Mình đã tối ưu hóa thời gian như thế nào?. Thói quen chủ chốt này giúp mình biết rõ mình cần phải làm những gì trong ngày, sắp xếp cuộc sống gọn gàng ngăn nắp linh hoạt hơn. Và nhất là hạn chế decision fatigue, là sự suy giảm khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn và sáng suốt khi phải liên tục đưa ra nhiều quyết định dù nhỏ hay lớn trong ngày. Việc lên kế hoạch rõ ràng giúp mình hạn chế lưỡng lự, phân vân trước nhiều lựa chọn, dẫn đến tâm trí dễ trở nên mệt mỏi, và có xu hướng đưa ra những quyết định không lành mạnh, đúng đắn và phù hợp. 

7. Định luật #3: Định luật chuyển động thứ I của Newton

Định luật I Newton cho rằng nếu vật gì đứng yên, nó sẽ tiếp tục đứng yên. Nếu vật gì chuyển động, nó sẽ tiếp tục chuyển động đến khi nào bị thay đổi bởi một lực tác động.

Ứng dụng của định luật này ở chỗ rất khó để bắt đầu làm điều gì hơn là tiếp tục làm điều gì đó. Khó khăn nằm ở sự bắt đầu, nhưng khi đã bắt đầu thì đã vượt qua được sự trì hoãn ban đầu và thường sẽ có xu hướng tiếp tục theo quán tính. Vì vậy, ta có thể hack não bằng một số phương pháp để bắt đầu một việc gì đó dễ dàng hơn.

• Quy luật 2 phút (Two-minute rule): Đây là quy luật được đề cập trong cuốn Getting Things Done của David Allen. Nếu việc gì có thể làm trong vòng 2 phút thì nên làm ngay. Ví dụ như trả lời một email, rửa chén ngay sau khi ăn xong, gấp mền sau khi ngủ dậy,…

• Quy luật 5 phút (Five-minute rule): nếu cảm thấy ngán ngẩm, khó khăn khi bắt đầu làm việc gì, hãy đặt ra mục tiêu chỉ làm 5 phút. Đây là phương pháp đặt ra những mục tiêu cực kì nhỏ, nhỏ đến nỗi không-thể-không-hoàn-thành, để loại bỏ cảm giác chần chừ ban đầu. Nhưng một khi đã bắt đầu, thường mình có xu hướng hoàn thành vượt qua cả 5 phút đã đặt ra. Hôm trước, có một bạn hỏi mình làm sao bận mà có thể đọc được nhiều sách vậy. Mình trả lời thử áp dụng đọc sách chỉ 5 phút mỗi ngày thử xem :p.

Khi những hành động nho nhỏ, được lặp đi lặp lại qua thời gian dần trở thành thói quen thì sẽ không cần tốn nhiều ý chí, động lực để làm nữa. Mình còn nhận ra rằng, thay đổi thói quen không chỉ là việc để đạt được mục tiêu nào đó, nó còn là quá trình thay đổi những thứ thuộc về tính cách, nhận thức bên trong nữa.

8. Productive Downtime & Productive Procrastination

Đây là 2 khái niệm mới khá thú vị để mình suy nghĩ thêm và điều chỉnh một số hoạt động vô thức của bản thân.

Productive downtime: Có nhiều khoảnh khắc trong ngày mà mình có thể tận dụng để làm việc gì đó. Như trong lúc đi tàu, chờ đợi,… thay vì check facebook, lướt instagram, xem netflix, mình có thể tận dụng để đọc sách chẳng hạn. Khái niệm này mình thấy hay, có thể áp dụng để cải thiện được trong một số hoạt động hàng ngày.

Productive procrastination: sự trì hoãn một việc nên làm dẫn tới hành động có ích cho những mặt khác. Ví dụ với cảm giác chán nản khi phải hoàn thành công việc cho một deadline, thay vì những việc như lướt facebook, instagram trong vô thức, mình có thể xem một số video có ích cho kĩ năng quản lí thời gian của mình chẳng hạn. Khái niệm này khá thú vị để mình có thể suy nghĩ thêm và điều chỉnh một số hoạt động vô thức.

9. Do Something or Do Nothing

Đây là một điều mình dần nhận ra gần đây sau một thời gian quan sát hành động, suy nghĩ, cảm xúc bản thân. Mình nhận ra việc lúc nào cũng cần làm một chuyện gì đó để cảm thấy productive là một điều chưa thật sự ổn. Đâu là giới hạn để dừng lại? Đâu là điểm cân bằng? Đâu là định nghĩa của niềm vui trong những sự bận rộn? Khi hiểu hơn một chút về cách tâm trí vận hành, mình hiểu thêm sự quan trọng của việc Do Nothing. Mình tạo ra những khoảng thời gian tĩnh lặng trong ngày để không làm gì cả, kể cả dừng bớt những suy nghĩ trong đầu. Mình nhận ra việc Do Nothing còn có nghĩa là Do Something. Tuy nó không tạo ra những giá trị hữu hình có thể thấy được, nhưng nó tạo ra sức mạnh bên trong của một người biết cách làm chủ công việc chứ không phải là một người bị công việc làm chủ. Mình nhận thấy nhận thức này tuy nhỏ nhưng vô cùng quan trọng.

Tóm lại, cuộc sống gọn gàng, có trật tự giúp mình cảm thấy cân bằng tốt hơn. Nhiều lúc trước một số vấn đề có nhiều mơ hồ và không có gì rõ ràng, việc mình chấp nhận được cảm giác đó và có những nguyên tắc, kỉ luật riêng giúp mình đi qua được những đoạn khó khăn một cách bớt gian nan hơn. Happy productivity!

CUONG TRAN

Ocha-Tokyo, 19.11.2020

Lần cuối chỉnh sửa: 22.05.2021

Photo by krisna iv on Unsplash

NGUỒN THAM KHẢO:

Productivity Masterclass – Principles and Tools to Boost Your Productivity (Ali Abdaal – Skillshare)

Trí Tuệ Cảm Xúc (Truongvuilen.com)

MỘT SỐ BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

The Pilot

Learning How To Learn & Mindshift

Meditation và Mindfulness dưới góc nhìn của thực hành thói quen