Sau 3 năm xây dựng hệ quản trị cá nhân second brain, mình cũng có vài kinh nghiệm và bài học nho nhỏ trong việc xây dựng một hệ lưu trữ cá nhân đồng bộ và có hiệu quả. Với mình, second brain là một quá trình liên quan đến việc thu thập, tổng hợp, phân loại, lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin bằng một hệ thống có tổ chức, trật tự, và dễ truy xuất. Mình xây dựng hệ thống này hoàn toàn digital và có thể truy xuất trên bất kỳ thiết bị nào.

Một số bài đầu tiên mình viết liên quan đến chủ đề này trước đây: Ứng dụng tâm lý học màu sắc vào học tập và làm việc, Mình đã tối ưu hóa thời gian như thế nào, Quản lý email với phương pháp Inbox Zero, Dọn dẹp không gian cho máy tính, The pilot, Cách mình ghi chép khi đi lâm sàng, Hiểu như thế nào về productivity trong học tập và làm việc,…

Trong second brain, to-do list là một công cụ vô cùng quan trọng trong bộ 3 gồm to-do list, calendar và note-taking apps. Bài viết này mình sẽ nói về cách sử dụng to-do list qua trải nghiệm của bản thân trong thời gian qua.

TẠI SAO MÌNH DÙNG TO-DO LIST?

To-do list nôm na là danh sách lưu trữ những việc cần làm/muốn làm. To-do list là bước lưu trữ đầu tiên trước khi gán thời gian làm những việc này vào calendar. Đó là bất kỳ việc gì từ một nhiệm vụ được giao, một cuốn sách muốn đọc, một nơi muốn đi, một hành động nhỏ muốn làm,… Nếu chỉ ghi nhớ đơn thuần những việc này bằng trí nhớ ngắn hạn thông thường, sẽ có lúc có thể bạn bỏ sót hoặc cảm thấy quá tải. Khi trong đầu có quá nhiều việc chưa được chuyển sang hệ thống lưu trữ bên ngoài, tâm trí sẽ dễ trở nên đa nhiệm khi nhảy qua lại giữa nhiều việc trong đầu, khiến bạn khó tập trung sâu. Vì vậy, đưa các việc cần nhớ ra khỏi đầu vào hệ thống lưu trữ bên ngoài như to-do list sẽ giải phóng không gian của vùng trí nhớ ngắn hạn, giúp bạn được quên đi, có không gian để thở, suy nghĩ tốt hơn, sáng tạo hơn và không quên việc cần làm đó. Nhiệm vụ của bộ não là tập trung, chứ không phải lưu trữ. Vì vậy, bất cứ công việc gì cần làm, dù không quan trọng và nhỏ nhặt nhất cũng cần lưu trữ ở một nơi khác ngoài việc ghi nhớ thông thường. Đây cũng là lí do mình cố gắng tìm cách cải thiện second brain để giúp mình làm việc tốt hơn.

ĐẶC ĐIỂM CỦA TO-DO LIST

Một việc đơn lẻ: có thể là những việc vặt như đi siêu thị, rút tiền, mua đồ,… Càng ngắn gọn, súc tích thì càng dễ nhớ. Nếu to-do list chứa những việc không thể hoàn thành chỉ với 1 hành động hay 1 bước thì cần chia nhỏ nó ra hơn nữa. Như là với những kế hoạch lớn, bạn cần chia thành những project nhỏ, chứa các bước nhỏ nhỏ hơn.

Một hành động: động từ có giá trị trong to-do list vì nó giúp bạn xác định rõ mình cần làm gì. Đặt một động từ trước việc cần làm là một tip tuy nhỏ nhưng giúp bạn xác định sự rõ ràng trong tâm trí. Ví dụ: sếp giao bạn công việc A, khi đó nội dung trong to-do list có thể là “lên kế hoạch làm việc A”, thay vì là “việc A”. Sự rõ ràng sẽ giúp bạn biết bước đầu tiên sẽ là “lên kế hoạch” để có những hành động phù hợp kế tiếp.

Thuần thục theo thời gian và kinh nghiệm: khi bạn trở nên thuần thục và có kinh nghiệm hơn thì việc thiết lập to-do list sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn. Đây là bước xác lập đầu tiên trước khi gán thời gian làm những việc này vào calendar. Khi bạn đã quen, bạn có thể bỏ qua bước này và thêm vào trong calendar với thời gian cụ thể luôn.

PHẦN MỀM MÌNH SỬ DỤNG

Hiện tại thì mình không còn sử dụng phương pháp ghi chú bằng sổ tay nữa mà chuyển sang digital để lưu trữ dài hạn tốt hơn. Nền tảng của to-do list mình đang sử dụng là theo phương pháp GTD (Getting Things Done) của Allen. Phương pháp này có một số khái niệm về Area, Project, Task mà mình từng đề cập trong mục 3, 4 ở bài The Pilot. Cách mình sử dụng to-do list cũng giống như cách sắp xếp file trong máy tính mình từng viết ở bài Dọn dẹp không gian cho máy tính. Tất cả mọi thứ sẽ được lưu trữ ban đầu vào Inbox. Đối với những project lớn, mình sẽ phân loại vào các mục như Work, Learning, Personal. Ngoài ra, mục Resources là nơi lưu trữ các project và task đã hoàn thành.

Tiêu chí khi lựa chọn phần mềm to-do list:

• Đơn giản, dễ sử dụng và không cần phải tốn quá nhiều thời gian tìm hiểu cách sử dụng.
• Có trả phí. Mình luôn sẵn sàng trả một mức phí hợp lí khi sử dụng phần mềm để có toàn bộ tính năng và sự ổn định. Vì đôi khi phiên bản miễn phí hay có những hạn chế, bất tiện, quảng cáo và nhiều lỗi.
• Sự đồng bộ giữa các thiết bị là một thế mạnh. Khi mình thêm task trên laptop thì tự sync sang điện thoại, và ngược lại.
• Tối giản. Giao diện càng tinh giản, gọn gàng càng tốt.

Ban đầu, mình sử dụng Reminders có sẵn trên iOS để ghi chú công việc cần làm. Ưu điểm là miễn phí, đơn giản, dễ sử dụng nhưng thiếu sự phân hóa sâu thành Area, Project, Task. Sau đó, mình tiếp tục thử Todoist. Phần mềm này có phí ($4/tháng), sắp xếp theo GTD, có khả năng đồng bộ lên calendar nhưng còn chậm và bị lỗi về thời gian. Rồi mình cũng thử các phần mềm khác như Omni Focus, Habitica, Any.do,… Mỗi khi đổi một phần mềm khác, mình cũng khá đau đầu vì phải học cách sử dụng, làm quen với giao diện, vừa xài vừa xem có phù hợp hay không. Đến hiện tại thì mình đang sử dụng Things 3. Đây là một app có phí hợp lý ($49.99 cho Mac và $9.99 cho iPhone), giao diện tối giản, dễ sử dụng, đồng bộ giữa các thiết bị. App này thiết kế theo phương pháp GTD nên khá phù hợp với workflow hiện tại của mình. Hơn nữa khả năng input rất nhanh task bằng các phím tắt khi thao tác trên lap rất tiện dụng.

LÀM GÌ SAU KHI CÓ TO-DO LIST

• Thường xuyên làm rỗng định kì và xác định bước tiếp theo cần làm cho từng task. Mình thường có lịch “empty inbox” vào mỗi cuối tuần để sắp xếp mọi việc đã lưu còn tồn đọng, cũng như xác định sự ưu tiên việc nào cần hoàn thành trước.
• Xác định những việc thật sự không cần thiết. Đôi lúc bạn sẽ bị chi phối bởi cảm giác FOMO (Fear Of Missing Out) khi rất muốn làm nhiều thứ, và cảm thấy dường như việc nào cũng quan trọng. Trạng thái này dễ dẫn đến cảm giác quá tải khi có quá nhiều việc muốn làm. Do đó mình cũng thường xuyên đánh giá lại và xác định not-to-do list để xóa những việc không quan trọng và không cần thiết ra khỏi list.

Trên đây là những trải nghiệm cá nhân của mình đến hiện tại về việc sử dụng to-do list để nâng cao hiệu suất công việc. Mỗi người sẽ có cách phù hợp khác nhau, mời bạn hãy tự trải nghiệm, sau đó cá nhân hóa phù để có một phương pháp phù hợp nhất cho bạn nhé.

Cuong Tran

Một buổi chiều ở Nam Thi, Sài Gòn, 04.05.2023

Photo by Annie Spratt on Unsplash

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC:

Ứng dụng tâm lý học màu sắc vào học tập và làm việc

Mình đã tối ưu hóa thời gian như thế nào

Quản lý email với phương pháp Inbox Zero

Dọn dẹp không gian cho máy tính

The pilot

Cách mình ghi chép khi đi lâm sàng

Hiểu như thế nào về productivity trong học tập và làm việc