Có những ngày mình cảm thấy quá tải, căng thẳng quá, áp lực quá. Những lúc như vậy đầu óc đóng băng không thể tiếp nhận thêm bất cứ thông tin nào, không thể cân nhắc đưa ra quyết định sáng suốt, không còn năng lượng dành cho điều gì khác nữa, và đặc biệt cực kì dễ quạu với những người xung quanh. Khi trải qua những trạng thái không mấy dễ chịu như vậy thì phải làm gì đây?
Có 2 nguyên nhân chính có thể dẫn đến trạng thái quá tải: quá nhiều việc để làm và biến cố cuộc sống.
1. QUÁ NHIỀU VIỆC ĐỂ LÀM
1.1. Email, tin nhắn
Hộp inbox có thể là nơi rối rắm chứa rất nhiều email không được xử lý đúng cách và chưa được giải quyết. Mình đã thấy rất nhiều hộp inbox lên tới hàng ngàn và con số này tiếp tục tăng dần đều, có khi không thể nhận được email mới vì hết dung lượng lưu trữ. Khi mình tiếp cận nhiều hơn với việc giao tiếp bằng email qua các thông báo, khóa học online, và đặc biệt văn hóa làm việc từ xa trong thời kì mới thì việc quản lí, kiểm soát, và xử lí email sẽ giúp hạn chế được cảm giác trì hoãn và quá tải. Mình từng viết về việc quản lí email với phương pháp Inbox Zero ở đây. Theo kinh nghiệm và quan sát của bản thân thì mình nghĩ nên dành thời gian một lần (tuy đòi hỏi nhiều nỗ lực tinh thần) để dọn dẹp và thiết lập cách sử dụng hộp Inbox. Sự thay đổi triệt để sẽ tạo ra một sự chuyển đổi cảm xúc đủ mạnh và tích cực về cách bạn sử dụng email.
Nếu việc dọn dẹp triệt để đòi hỏi nhiều thời gian và công sức thì một tip đơn giản hơn để bắt đầu là lọc ra các email trong vòng 1 tháng trở lại (bằng filter trong hộp search after: yyyy/mm/dd) và bắt đầu giải quyết từ đó. Cảm giác short-term achievement khi hoàn thành những việc nhỏ sẽ tạo thêm động lực để bạn tiếp tục việc dọn dẹp.
Một thứ khác gây cảm giác quá tải là tin nhắn trong rất rất nhiều group chat, nhất là Zalo và Viber ở Việt Nam. Khi không có quy ước chung về cách trao đổi thông tin qua tin nhắn, kèm với hành vi sử dụng chưa phù hợp thì việc giao tiếp công việc trở nên kém hiệu quả và gây nhiều phiền toái. Một hành vi mình để ý là thói quen cắt thành rất nhiều tin nhắn nhỏ, tạo ra nhiều thông báo dễ gây xao nhãng như tiếng chuông, điện thoại rung liên tục. Thay vào đó, hãy soạn một nội dung chỉnh chu, súc tích, có chia đoạn dễ nhìn và gửi trong cùng 1-2 tin nhắn. Vì vậy, việc hạn chế cảm giác quá tải còn nằm trong chính cách suy nghĩ và hành động của bản thân mình cho người khác. Tuy nhiên, trước khi có những thay đổi từ người khác thì bản thân cũng cần một số cách để xử lý khi giao tiếp bằng tin nhắn:
- Tắt thông báo. Nếu không quan trọng và cấp bách, hãy tắt chuông, tắt chế độ rung, tắt hiển thị thông báo trên màn hình chờ. Chỉ kiểm tra điện thoại trong một khung giờ nhất định.
- Không seen tin nhắn ngay lập tức. Nhiều phần mềm có chức năng preview tin nhắn nhưng không seen. Đây là cách giúp kiểm tra nhanh có việc nào quan trọng không. Việc này còn giúp bạn có thời gian phản hồi phù hợp, hạn chế việc seen tin nhắn xong quên mất việc cần làm, và đảm bảo rằng khi seen thì đã giải quyết hoặc lưu việc cần làm vào ghi chú.
1.2. Việc cần giải quyết
Một lời khuyên phổ biến để giảm tải bớt công việc là giao cho người khác thực hiện giúp. Tuy nhiên, lời khuyên này không hiệu quả lắm với mình khi nhận thấy bản thân là người khá chỉnh chu và chi tiết. Mình cũng đang cố gắng sửa đổi mindset chú trọng vào hoàn thành công việc hơn là hoàn hảo, nhưng mình vẫn có xu hướng giữ tiêu chuẩn cao và dành nhiều năng lượng trong những việc mình làm. Vì thời gian là nguồn tài nguyên có hạn và mình chỉ tập trung cao được ở một vài việc, mình cân bằng lại bằng cách lựa chọn đâu là điều quan trọng, học cách từ chối và say NO với những việc khác.
❌ Học cách say NO với người khác
Một số cách phản hồi với những yêu cầu, đề nghị trực tiếp từ người khác:
- Yêu cầu gửi lại thông tin qua email, tin nhắn
Cách này giúp bản thân có thời gian cân nhắc kĩ lưỡng nội dung công việc, xem xét lại thời gian, lựa chọn phản hồi phù hợp chứ không đơn thuần say YES vì không thể say NO. Vui quá, cao hứng quá thì hay hứa liền đó mà :p
- Hãy hỏi về deadline khi say YES
Hãy hỏi rõ “Deadline là khi nào?”. Khi biết rõ thời hạn cho công việc, bạn sẽ có sự ưu tiên và sắp xếp cho những công việc khác. Nếu deadline mông lung kiểu càng sớm càng tốt, thì càng phải cân nhắc sự ưu tiên cho công việc đã lên kế hoạch trước đó, khối lượng và tính cấp bách của công việc hiện tại, kể cả mối quan hệ để có sự sắp xếp phù hợp.
- Cho người khác biết sự ưu tiên hiện tại
Học cách truyền thông những điều bạn đang quan tâm và ưu tiên là một kĩ năng giúp cân bằng hiệu quả giữa công việc và cuộc sống. Có một khái niệm mình thấy hay bên cạnh deadline chính là lifeline. Đây là ranh giới để chăm sóc sức khỏe tinh thần bằng cách nghỉ ngơi, dành thời gian cho những sở thích và đời sống cá nhân. Thậm chí dành thời gian để làm biếng, không làm gì cả cũng là cách giúp phục hồi tái tạo năng lượng. Học cách thư giãn là một kĩ năng tưởng chừng không cần dạy nhưng lại vô cùng thiết thực để cân bằng cuộc sống. Ví dụ như mình có thể đặt ra những lifeline thay vì deadline như không tiếp tục làm việc sau 21h, không trả lời email tin nhắn sau 22h. Thật sự không có gì là quan trọng, cho đến khi mình nghĩ nó là quan trọng.
❌ Học cách say NO với chính mình
Có khi say NO với bản thân còn khó hơn là với người khác, khi mà bản thân có nhiều ý tưởng, dự án, mục tiêu, kế hoạch tương lai. Sự thôi thúc cần phải làm điều mình muốn ngay lập tức đôi khi mãnh liệt khó cưỡng lại lắm. Như là cảm giác rất muốn mua một món đồ dễ dẫn đến quyết định mua mà thật sự không cần thiết sau đó. Mình xử lý cảm giác này bằng cách lưu ngay vào to-do list khi có suy nghĩ nảy ra trong đầu. Sau đó vài ngày, 1 tuần, 1 tháng mình sẽ xem lại để cân nhắc việc đó có còn cần thiết và nên tiếp tục làm hay không để có quyết định sáng suốt hơn. Thường cảm xúc nhất thời sẽ lắng xuống và trôi qua sau vài ngày. Tuy mình cũng có những sai lầm nhiều với những món đồ phí tiền, nhưng việc luyện tập này giúp mình dần điều chỉnh cảm xúc nhất thời, đánh giá tốt hơn và say NO với những thứ tưởng chừng rất cần thiết.
2. Biến cố cuộc sống
“Biến cố” thường được gán với những sự kiện và cảm xúc tiêu cực trong cuộc sống. Tuy nhiên nó có thể bao gồm cả những giai đoạn chuyển đổi, cột mốc lớn như chuyển nhà, kết hôn, có việc làm, nghỉ hưu,… Tất cả những thay đổi dù thuận lợi hay không đều tiềm ẩn những căng thẳng tâm lý nhất định có khi khó nhận thấy. Một biến cố gần đây mình trải qua là quay trở về Việt Nam và sống gần với gia đình. Cảm xúc ban đầu là hào hứng, tò mò, hăng hái, nhiều năng lượng mới mẻ để khởi đầu lại một cuộc sống mới. Nhưng mình cũng nhận thấy sự căng thẳng, mâu thuẫn trong việc dọn dẹp, trong cách suy nghĩ của người thân, trong sự thay đổi về suy nghĩ mới của mình khi đối diện với những điều đã cũ. Những giai đoạn như vậy thì mình có thể làm gì?
- Dừng lại: cho bản thân thời gian để xử lý, điều chỉnh, và thích nghi với sự thay đổi.
- Điều chỉnh kỳ vọng: chấp nhận bản thân sẽ tạm thời không năng suất, không hiệu quả như giai đoạn trước kia.
- Truyền thông với người khác: cho họ biết những điều bạn đang trải qua, bạn cần hỗ trợ gì để vượt qua giai đoạn này và chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.
3. Một số cách để hỗ trợ thay đổi tích cực
Ngoài 2 nguyên nhân có thể gây ra cảm giác quá tải kể trên, một số thay đổi nằm ở phần gốc rễ có thể giúp bạn điều chỉnh và hỗ trợ cân bằng cuộc sống bền vững hơn.
3.1. Môi trường làm việc
Thử thay đổi môi trường làm việc, cụ thể là góc làm việc. Từ nhỏ đến đại học, mình từng có những căn phòng với góc làm việc rất bày bừa và lộn xộn. Khi dần ý thức hơn về việc đồ vật cũng có năng lượng riêng của chúng, mình cảm nhận rất rõ không gian bừa bộn sẽ gây xáo trộn năng lượng tinh thần. Mình học cách dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc và không gian sống gọn gàng ngăn nắp hơn, bỏ bớt đi những thứ không cần thiết nữa. Nhờ vậy, mình cảm thấy thoải mái, có động lực hơn khi ngồi vào góc làm việc. Góc làm việc gọn gàng, ngăn nắp giống như một “điểm tiếp năng lượng”, và dành thời gian cho nó cũng là một cách để thư giãn và có động lực hơn.
Có 2 series trên Netflix về việc dọn dẹp của chị Marie Kondo là Dọn Nhà Cùng Marie Kondo và Thắp Lên Niềm Vui mình thấy khá là truyền cảm hứng và thay đổi mindset trong việc dọn dẹp. Dọn dẹp không đơn thuần là sắp xếp lại đồ đạc mà còn là thay đổi lối sống, giúp nhận ra những gì quan trọng trong cuộc sống. Mục tiêu cuối cùng của việc dọn dẹp là học cách trân trọng mọi thứ bạn có, thay đổi mối quan hệ với đồ vật để đem đến cảm giác bình an, thư giãn trong cuộc sống.
3.2. Exercise
Lợi ích của thể dục thể thao không cần phải bàn cãi nữa. Sức khoẻ thể chất là bệ đỡ và hàng rào vững chắc giúp vượt qua những biến cố tinh thần. Mỗi khi căng thẳng, mình hay đi dạo bộ, chạy bộ, hoặc đi bơi. Mỗi ngày stretching 15-30′ cũng đủ để khởi động cơ thể. Mình cũng thường xuyên kiểm tra mức độ vận động của cơ thể bằng smart watch (thời gian đứng, thời gian vận động, số kcal tiêu hao, số bước chân). Việc theo dõi mỗi ngày cũng như một cái “mỏ neo” giúp mình ý thức hơn để điều chỉnh việc vận động.
3.3. Diet
Chế độ ăn uống nhiều thức ăn nhanh, chiên xào nhiều carbonhydrate, nước uống năng lượng, chất có cồn dễ dẫn đến cảm giác mệt mỏi, uể oải. Chế độ dinh dưỡng phù hợp giúp ổn định sức khỏe thể chất và liên quan mật thiết với cảm xúc, khả năng suy nghĩ, và đưa ra quyết định.
3.4. Sleep
Giấc ngủ là một trụ cột vô cùng quan trọng mình đã từng đề cập ở bài viết Làm sao để ngủ ngon hơn. Thay đổi giấc ngủ chính là thay đổi một thói quen cốt lõi, từ đó giúp các khía cạnh khác trong cuộc sống trở nên cân bằng, hài hòa hơn.
Hy vọng những phương pháp ở phần gốc và vài tips ở phần ngọn sẽ giúp bạn dần vượt qua được những giai đoạn quá tải trong cuộc sống. Tuy cảm giác này có thể không biến mất hoàn toàn và cần phải điều chỉnh liên tục, việc chú ý những khía cạnh này cũng góp phần xây dựng một lối sống lành mạnh bền vững chứ không chỉ vượt qua những giai đoạn quá tải nhất thời.
Cuong Tran
Biên Hòa, 09.10.2021
Photo by Usman Yousaf on Unsplash
Một số bài viết liên quan:
Quản lí email với phương pháp Inbox Zero