Thứ Bảy 12.11.2016 – Lễ Tốt Nghiệp Bác Sĩ Răng Hàm Mặt 2010-2016 – một cột mốc mở ra nhiều hướng đi mới và thay đổi trong cuộc sống, công việc, đam mê, và các mối quan hệ của những thành viên lớp Răng Hàm Mặt 2010.
Bài này mình viết vào ngày 18.08.2017. Hôm nay chỉnh sửa và bổ sung lại lần nữa, để chia sẻ một số kinh nghiệm hữu ích cho các bạn khóa dưới tham khảo về Lễ & Tiệc Tốt Nghiệp. Bài viết hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm cá nhân, và cũng đã 4 năm trôi qua với nhiều thay đổi nên tùy tình hình thực tế mà sử dụng nhe. Quan trọng nhất vẫn là nội dung, còn hình thức gọn gàng, thể hiện sự trân trọng là đủ rồi. Sau 4 năm, mình sẽ đưa ra thêm một vài suy nghĩ khác về những gì cần thiết và có thể tinh giản lại ở từng phần chi tiết. Nếu mình phải dùng 10 phần sức lực, thì hi vọng các em chỉ cần dùng 2 phần thôi, 8 phần còn lại để suy nghĩ phát triển những cái mới hơn nữa nhé. Bài viết có nhiều chỗ đính kèm các link (thường là phần màu vàng), bạn click vào để download/tham khảo thêm.
1. QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ
Sau khi biết kết quả tốt nghiệp là giai đoạn có rất nhiều thay đổi. Các bạn sẽ tranh thủ đi chơi, đi làm, đi du học hoặc ôn thi nội trú. Có bạn sẽ ở lại Sài Gòn, về quê hoặc lang bạt phương trời nào đó. Cho nên Lễ & Tiệc Tốt Nghiệp là cơ hội duy nhất cuối cùng có mặt đầy đủ tất cả các thành viên trong lớp.
Sau một giai đoạn biến động sau thi tốt nghiệp, KHOẢNG THÁNG 10 là thời gian tương đối ổn định để có thể suy nghĩ và bắt đầu chuẩn bị. Tốt nhất là trước ngày dự kiến 1.5 – 2 THÁNG. Ban Cán Sự là thành phần chủ chốt để lên kế hoạch và thực hiện toàn bộ công việc. Tốt nhất là có một người đứng ra để điều phối và nắm tiến độ công việc.
Trước đó, mình lập sẵn một album và ghi chú trong điện thoại. Mỗi khi bắt gặp một nội dung, ý tưởng, hình ảnh hay thì lưu lại, rồi suy nghĩ mình có thể áp dụng hay modify cái ý tưởng đó vào công việc của mình không. Việc này giúp mình có thêm những ý tưởng hay, hình dung sơ bộ về những việc nho nhỏ cần làm dần trong một bức tranh tổng thể lớn hơn.
2. CÁCH QUẢN LÍ
Đầu tiên là lập một file excel, chia thành 4 phần: Dự trù, Thực chi, Thu tiền và Danh sách. File excel sẽ thuận tiện hơn trong việc sử dụng các hàm thuật toán (sum, *, /, +-).
Dự trù bao gồm chi tiết tất cả những nội dung cần chuẩn bị (số lượng, đơn giá, giá tiền). Mình sử dụng thuật toán đơn giản để tính ra chi phí đầu người cũng như dự trù số tiền còn lại, phát sinh.
Theo lớp mình thống nhất từ đầu:
- Chi phí đầu người trong lớp bao gồm cả tiệc và tăng 2, cho dù bạn đó có tham gia hay không.
- Không bao gồm chi phí mời thêm người trong chi phí đầu người cần đóng. Nhưng có dự trù luôn chi phí mời tiệc và tăng 2 để các bạn dựa theo đó mà đóng thêm tương ứng. Tuy tâm lí số đông sẽ mời trợ thủ tham gia, nhưng có nhiều bác sĩ-trợ thủ không thân thiết và có xích mích sau một khoản thời gian làm việc chung.
- Theo truyền thống các năm trước, lớp tốt nghiệp sẽ mời mỗi lớp dưới 1 bàn (+tăng 2) cho Ban Cán Sự, Ban Chấp Hành của lớp. Tùy tình hình khác nhau mà số lượng từ 1-2 bàn/lớp.
Quan trọng khi dự trù cần ƯỚC LƯỢNG KHOẢNG PHÁT SINH, để có khoảng phòng hờ xoay sở lúc cần thiết, và không bị “viêm màng túi”. Nếu cẩn thận hơn thì tính trường hợp nếu có vấn đề phát sinh thì phải cầu cứu ai nhé.
Thu tiền: Cần có danh sách lớp khi thu tiền từ các tổ, bao gồm chi phí cần đóng, chi phí mời trợ thủ và tăng 2 nếu có. Khoảng thời gian mình thấy thích hợp nhất để thu tiền là trong NỬA ĐẦU THÁNG 10. Thời điểm này không quá sớm khi các bạn đã có những tháng lương đầu tiên, cũng không quá trễ cho người tổ chức xoay sở các khoản chi. Tuy nhiên, nên giới hạn và hoàn tất trong vòng 1-2 tuần để có khoản chi trả trước.
Các vấn đề liên quan đến tài chính và kế hoạch tổ chức nên thông báo RÕ RÀNG, CHI TIẾT trong group lớp từ sớm và dần dần để mọi người cùng nắm tình hình và thống nhất mọi vấn đề. Tuy chỉ một số ít bạn đứng ra tổ chức chính, nhưng việc tất cả thành viên trong lớp đều được biết và nắm tình hình là điều rất quan trọng để có sự đồng thuận, hạn chế tranh cãi, xích mích và giải quyết sớm các vấn đề phát sinh. Vì tất cả những việc này sau thi tốt nghiệp đều thông báo online, nên cần phải chú ý và khéo léo trong cách giao tiếp với các thành viên trong lớp.
TUYỆT ĐỐI KHÔNG NÊN THU TIỀN THEO CÁ NHÂN. Tổ trưởng thu theo tổ, và đóng lại bằng cách CHUYỂN KHOẢN là tiện lợi nhất. Do đó người thu tiền nên có một TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG để nhận chuyển khoản cũng như thanh toán các khoản khác. Tài khoản ngân hàng cũng là một điều cần lưu ý vì sau khi thu tiền, người giữ sẽ tạm thời sở hữu một số tiền lớn. Khi thanh toán các khoản nhà hàng hoặc tăng 2, không thể cầm một đống tiền mặt chạy tới chạy lui rất không an toàn. Vì vậy, người giữ tiền cần có THẺ VISA DEBIT. Quan trọng nữa là đăng ký NÂNG HẠN MỨC GIAO DỊCH trước nhé. Vì theo quy định một số ngân hàng không thể quẹt quá bao nhiêu tiền trong vòng 24h. Trong khi đó cần phải thanh toán với nhà hàng và tăng 2 trong cùng một ngày với số tiền không nhỏ.
Nắm danh sách tất cả các thầy cô và anh chị nhân viên trong khoa (bộ môn/phòng ban/chức vụ). Ban Cán Sự liên lạc để xin danh sách này trước. Dựa vào đây, các bạn tính ra số lượng thiệp mời, quà nếu có, và một phần dự trù số lượng tham gia Tiệc để đặt bàn. Ngoài dự trù bàn cho thầy cô, anh chị nhân viên và các lớp dưới như đã nói ở trên, thì còn phải lưu ý dự trù bàn cho đội văn nghệ các bạn mời diễn trong Tiệc nếu có. Vấn đề này cũng tuỳ thuộc vào lớp tổ chức, hỗ trợ bằng hiện kim hay mời các bạn tham gia tiệc.
3. CHUẨN BỊ LỄ TỐT NGHIỆP
3.1. SÂN KHẤU
Lễ Tốt Nghiệp thường tổ chức vào tháng 11 ở Đại Giảng Đường. Năm mình không còn Colgate tài trợ, cũng không chung với Lễ Khai Giảng nên coi như tự thân vận động toàn bộ. Khoảng thời gian này cũng chung đợt với Lễ Tốt Nghiệp và Lễ Kết Nghĩa của các khoa khác, cách khoảng 1 tuần/lần nên vấn đề âm thanh ánh sáng (ATAS) có thể liên hệ kết hợp với các khoa khác để thuê cùng công ty, nhằm giảm bớt chi phí vận chuyển và lắp đặt. Mình phác thảo thiết kế sơ bộ hệ thống ATAS trước rồi trao đổi thương lượng yêu cầu với công ty thuê (hình A).
Hệ thống ATAS mình set up gồm có:
- Âm thanh: 4 loa full, 2 loa bass ở hai bên phía trước sân khấu hướng về khán giả. Ngoài ra nên thêm 2 loa monitor trên sân khấu để người đứng trên có thể nghe thấy âm thanh (hình A).
- Ánh sáng: 8 đèn par led (đèn phối màu), 8 đèn pascan (đèn vàng) ở hai bên phía sau hướng về sân khấu. Kết hợp thêm 1 đèn follow để tăng độ sáng tập trung (hình A).
- Máy chiếu 2 bên: có 1 máy chiếu fix ở giữa sân khấu khi Thầy Cô báo cáo tổng kết năm học sẽ hạ màn chiếu xuống. Nhưng nếu muốn có thêm 2 máy chiếu ở bên phía trước sân khấu để quay cận cảnh hoặc chiếu slide thì cần thuê thêm 2 màn chiếu (hình B). Còn máy chiếu có thể mượn của Khoa. Vấn đề ở đây là SET UP BỆ ĐỠ MÁY CHIẾU, không được khoan tường (hình C, thiết kế từ anh Đạt Lê R09). Và dây nối từ 2 máy chiếu với máy quay để phía sau Giảng Đường là cả một vấn đề vô cùng cực khổ và gian nan đòi hỏi chất lượng dây truyền HDMI phải đủ dài, đủ tốt để truyền tín hiệu chất lượng, và kéo dây dưới sàn hơi bị vướng một chút. Vấn đề này có thể bỏ không cần sử dụng cho tinh giản.
- Nhạc nền: cần chuẩn bị nhạc sử dụng cho từng phần khác nhau như: đón khách, đón hội đồng khoa học, giới thiệu đại biểu, trao bằng, đọc cảm nghĩ. File nhạc tham khảo của lớp mình có thể download ở đây.
Ngoài ra, có thể lót thảm đỏ toàn bộ sân khâu và lối đi từ dưới chân cầu thang lên tới Giảng Đường để thêm phần trang trọng và chỉnh chu nếu muốn (hình A, D).
3.2. BACKDROP & BANNER
Bao gồm những loại sau:
- Backdrop sân khấu chính (7,2m ngang x 5,2m dọc): kích thước backdrop này full toàn bộ phông đằng sau. Vấn đề chú ý là design sao cho tượng Bác nằm trong lá cờ và hoa mừng để bên dưới không che chữ trên backdrop. Loại này bên chỗ ATAS người ta bắn khung phía sau dựng lên. Khi bắn khung, cần lưu ý rõ là bắn cho thật căng để tránh bị chùng, khi lên ánh sáng nhăn nhúm sẽ rất xấu. File thiết kế AI có thể tham khảo và chỉnh sửa ở đây.
- Backdrop chụp hình (4m ngang x 3m dọc): mình muốn có 1 chỗ để mọi người chụp hình bên ngoài nên làm thêm. Để phía trước ĐGĐ hoặc bên dưới sân, có khung dựng lên. File thiết kế AI có thể tham khảo và chỉnh sửa ở đây.
- Banner (6m ngang x 1m dọc): cái này để treo phía trên lầu 1, hướng ra sân khoa Y, để mọi người chụp hình bên dưới cũng lấy được chữ Lễ Tốt Nghiệp. Loại này không cần bắn khung phía sau, có thể cố định bằng kẽm 4 góc, và căng bằng thanh gỗ. Chiều dọc cỡ 1m có thể hơi ló phía trên 1 chút nhưng đừng cuốn mép banner phía trên vào lan can sẽ dễ bị nhăn và không đẹp. File thiết kế AI có thể tham khảo và chỉnh sửa ở đây.
- Decal Tân BS-CN (0.9m ngang x 1.35m dọc): loại này bao nhiêu tổ thì bấy nhiêu tờ. Mỗi tờ gồm hình áo thụng các thành viên trong tổ. Về phần hình, lớp mình chụp chung ở tiệm Nhật Xuất (đối diện chợ Xã Tây). Nếu có áo thụng thì đem theo chụp, còn không sẽ ghép mặt vô. Hình gửi về cho 1 bạn tổng hợp để thiết kế mấy tấm decal này luôn. Decal này dán trên các khung sắt mượn của Khoa. File thiết kế AI có thể tham khảo và chỉnh sửa ở đây.
Trong 4 loại nêu trên, số 4 có thể in decal ở Lam Sơn. Các loại còn lại in dạng HIFLEX KHÔNG XUYÊN SÁNG, KHÔNG CẦN BẮN LỖ 4 GÓC. Các loại background, banner nên giao cho 1 bạn biết design, tổng hợp lại số lượng, kích thước các loại cần thiết rồi gửi in một lần cho tiện.
3.3. HUY CHƯƠNG
Đây là phần mình khá tâm đắc. Lớp phải tự chuẩn bị huy chương cho mỗi bạn. Tham khảo các năm trước, mình ra khu Lương Hữu Khánh để tìm hiểu giá cả và chất lượng. Khu này là một con đường chuyên làm mộc tên, bảng tên, huy chương… Sau khi đi rất nhiều tiệm, mình thấy chất lượng không tốt trong khi giá cả thì khá cao. Tất cả các tiệm khu này đều dùng kỹ thuật ăn mòn kim loại rồi phủ lớp sơn màu lên, bề dày medal mỏng, chi tiết không sắc sảo và dễ bị phai màu rỉ sét theo thời gian. Sau đó, mình kiếm thêm thông tin trên mạng và tìm được chỗ làm medal chất lượng ở Guangdong có tên là Donghong Craft & Art Co., Ltd. với giá thành bao gồm tiền ship rẻ hơn và chất lượng hơn hẳn, 88.000đ/cái. Huy chương làm bằng kỹ thuật dập khuôn nên độ chi tiết rất cao và tinh xảo. Medal lớp mình chất liệu là Zinc alloy with soft enamel, màu Satin Gold, dày 3mm, đường kính 6cm, dây đeo 3 màu đỏ, trắng, xanh dương. File thiết kế huy chương AI có thể tham khảo và chỉnh sửa ở đây.
Trước khi sản xuất hàng loạt, người ta sẽ in mẫu 1 cái trước để xác nhận. Khi gửi sản phẩm về tới VN, còn gửi cả 1 bảng sample các sản phẩm mẫu với nhiều chất liệu khác nhau và catalogue tham khảo rất chuyên nghiệp nữa. Vấn đề lúc ấy là cần thanh toán bằng credit card hơi bất tiện một chút. Bạn có thể liên hệ nếu cần để hỏi thêm về dịch vụ. Mình nghĩ công ty đã có khá nhiều điều chỉnh để cung cấp dịch vụ quốc tế và chăm sóc khách hàng tốt và tiện lợi hơn nhiều.
3.4. PHÔI & BÌA ĐỰNG BẰNG & LỜI THỀ TỐT NGHIỆP
Chi phí phôi bằng (là tờ giấy để in bằng) sẽ đóng cho Ban Đào Tạo riêng.
Bìa đựng bằng lớp sẽ tự chuẩn bị. Mình design lại bìa đựng màu xanh dương đậm, in chữ nhũ kim màu bạc, file tham khảo và chỉnh sửa ở đây. Có thể ra chỗ Lam Sơn để đặt sỉ, giá khoảng 60,000đ/bìa.
Lời thề tốt nghiệp kẹp trong bìa đựng bằng, lớp cũng sẽ tự chuẩn bị. File tham khảo ở đây. Tờ này in trên giấy cứng loại bóng sẽ đẹp hơn. Lưu ý nói chỗ in làm 4 góc nhựa trong cho bìa đựng để kẹp tờ lời thề bên trái và bằng tốt nghiệp bên phải. Nên in mẫu 1 cái bìa cứng, kèm theo tờ lời thề, đem về Khoa mượn cái bằng tốt nghiệp thật kẹp vô thử coi có vừa 4 góc không, hỏi ý kiến rồi mới quyết định in hàng loạt ra. Lúc in thì yêu cầu kẹp luôn tờ lời thề vô mỗi cái bìa, giao hàng tại Khoa để hôm Lễ đem lên phát luôn. Lúc trao bằng, không có bằng tốt nghiệp gốc mà sẽ lên văn phòng để kí nhận sau.
3.5. QUÀ TRI ÂN
Đây là vấn đề tùy mỗi lớp quyết định. Không nên quá câu kệ hình thức vì “cách cho quan trọng hơn của cho”. Lớp mình quyết định món quà nho nhỏ dễ thương là bộ sổ handmade style vintage. Vấn đề quản lí đã tặng cho ai và gửi quà cho những người không tham dự Lễ cũng là một vấn đề quan trọng.
3.6. CẢM NGHĨ TÂN BÁC SĨ
Một phần của buổi lễ là đại diện Tân Bác Sĩ phát biểu cảm nghĩ. Năm đó, mình vinh dự đại diện cho lớp bác sĩ và lớp cử nhân để phát biểu. Mình cảm thấy hồi hộp lắm lúc đứng nói trước hội trường lớn như vậy. Mẹ mình khóc, một số đứa bạn cũng sụt sùi xúc động. Mình nhớ cái giây phút cả tập thể cùng cúi đầu cảm ơn Thầy Cô, cảm ơn Ba Mẹ. Ai cũng có những cảm xúc riêng vào cái khoảnh khắc ấy. Lần đó là một trong những lần đem đến cho mình nhiều ý nghĩa, tự hào và hạnh phúc nhất.
3.7. CHỤP HÌNH & QUAY PHIM
Về phần này, lớp mình tổ chức quay phim, chụp hình kỷ yếu trước ngày Tốt Nghiệp khoảng 2 tuần (30.10) để lưu lại kỷ niệm thời Đại Học. Hôm đó cũng được khoảng 70 bạn. Chụp và quay phim có vài góc trong trường thôi mà cũng hết cả buổi mệt đừ. Vấn đề là khuấy động tư tưởng trước và sắp xếp thời gian cho hợp lí, vì giai đoạn này ai cũng đi làm hoặc về quê. Chủ Nhật thường là ngày ổn nhất, có thể tập trung được nhiều. Khoảng thời gian này mọi người cũng đã chuẩn bị quần áo đẹp và có áo thụng nên chụp được nhiều ảnh đẹp.
Trong Lễ và Tiệc Tốt Nghiệp, mình sắp xếp sẵn nhóm chụp hình quay phim luôn, khoảng 2 người quay phim và 3 chụp hình là ổn. Kịch bản chụp hình, quay phim nên được chuẩn bị và thống nhất trước để tất cả mọi việc đều được trơn tru, tránh bỏ sót những thời khắc quan trọng nhất. File kịch bản chi tiết của lớp mình có thể tham khảo tại đây.
Trong đó, khoảnh khắc công bố quyết định và trao chứng nhận Tốt Nghiệp cho từng bạn là khoảnh khắc quan trọng nhất của buổi lễ. Cần 1 người đứng chính diện dọc lối đi sân khấu, nhưng không được đứng trên hàng ghế thứ 1 của Đại Biểu. Lens góc rộng, có flash để chụp khoảnh khắc nhận bằng từng người và 1 tấm tập thể sau từng lượt nhận bằng. Lưu ý khi chụp hình, người chụp phải hợp tác ăn ý với Thầy Cô đang đứng trên sân khấu. Nếu chụp không đạt thì giơ tay để Thầy Cô giữ chân bạn đang nhận bằng để chụp lại. Yêu cầu phải có 1 tấm hình cho từng bạn (lấy được chữ backdrop phía sau) và 1 tấm tập thể Thầy Cô và Tân Bác Sĩ sau mỗi lượt nhận bằng. Tổng cộng khoảng gần 10 lượt. Mỗi lượt 17-18 bạn và 18 Thầy Cô ngồi phía trước. Các góc máy chụp còn lại và máy quay phim bắt khoảnh khắc đẹp.
3.8. MỘC TÊN
Đây là phần mình nghĩ ra riêng cho lớp. Đó là làm cho mỗi thành viên một cái mộc tên Bác Sĩ. Được gắn 2 chữ BS vào trước tên cảm thấy tự hào và trách nhiệm lắm đó. Một món quà mà mình cảm thấy có ý nghĩa cho mọi người khi mới ra trường. Mộc tên mình làm ở khu Lương Hữu Khánh, hiệu Shiny, giá khoảng 50.000đ/cái. Phần này tùy mỗi lớp, có thể cắt giảm cũng được.
4. CHUẨN BỊ TIỆC TỐT NGHIỆP
4.1. THIỆP MỜI TIỆC
Như truyền thống các năm, tối hôm Lễ sẽ là Tiệc Tốt Nghiệp chia tay thầy cô anh chị bạn bè. Thật sự sau khi trải qua buổi hôm đó, thấy vui nhưng thật ra là một buổi tiệc buồn. Mình đã buồn cả một khoảng thời gian không ngắn sau đêm đó. Vì đó là ngày cuối cùng trong đời được gặp bạn bè đông đủ như vậy. Sau khi đi làm rồi nhìn lại, đôi lúc thấy gặp nhau là một điều vô cùng xa xỉ.
Để chuẩn bị cho phần này, đơn giản nhất là mua thiệp in sẵn và điền tên vào là tiện nhất. Lớp mình thì design một mẫu riêng theo cảm hứng từ vé máy bay. Chỗ mình in thiệp là Thế Giới In Ấn.
4.2. ĐỊA ĐIỂM & ĐẶT CỌC
Vấn đề kiếm nhà hàng cũng không dễ dàng để có thể đáp ứng được nhiều tiêu chí về không gian, chất lượng, dịch vụ đi kèm, giá cả, thuận tiện đi lại trong giờ cao điểm,… Trước hết là search tất cả các chỗ tổ chức sự kiện, hỏi thăm bạn bè, lên page fb xem hình ảnh, review dịch vụ, inbox, gọi điện xin báo giá,… rồi chọn lọc các địa điểm khả thi nhất để đi khảo sát trực tiếp. Sau nhiều lần cân nhắc thì lớp mình chọn ở Riverside Q4 và khá hài lòng về chất lượng ở đây. Tổng số bàn Tiệc hôm đó là 38 bàn. Khi đặt cọc cần phải cọc bao nhiêu bàn đảm bảo, nên cần phải chốt số lượng càng sớm càng tốt. Sau khi chốt số lượng bàn cuối cùng với nhà hàng, sẽ có sơ đồ và tiến hành phân vị trí bàn cho thầy cô anh chị nhân viên, và từng lớp.
4.3. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LINH TINH
Trong Tiệc có phần khui rượu champaign, các bạn nên chuẩn bị sẵn số chai rượu tương ứng với số Thầy Cô dự tính mời lên khui rượu, kèm thêm 1 chai riêng để nhà hàng rót sẵn để nâng ly sau khi khui. Kinh nghiệm mình là mua loại nước trái cây lên men ở Coopmart nha, vừa ngon vừa rẻ, khoảng 100.000đ/chai.
Backdrop chụp hình: tùy địa điểm thuê và từng lớp quyết định. File thiết kế của lớp mình có thể tham khảo ở đây.
Kịch bản: phần tiệc sẽ có sự tham gia của một số Thầy Cô và anh chị nhân viên. File kịch bản tiệc của lớp mình có thể tham khảo ở đây.
Tăng 2: địa điểm tùy từng lớp. Địa điểm mình cũng đi khảo sát nhiều chỗ và deal giá trước kèm đặt cọc vì thường tối cuối tuần rất đông. Khuya hôm đó cũng khoảng gần 2h mới về đến nhà. Thật ra sau buổi tiệc, mình cảm thấy buồn và trống rỗng còn nhiều hơn. Cái cảm giác tự hỏi bản thân ủa kết thúc rồi đó hả và có chút hoài nghi thời gian Đại Học như cái chớp mắt. Hehe. Cuộc vui nào cũng đến lúc chia tay, nhưng thật sự là một cột mốc đáng nhớ trong cuộc đời lắm.
Chúc các bạn có một ngày thiệt đầy đủ và trọn vẹn nhé 😉
Odaiba-Tokyo, 26.09.2020