Quản lí Gmail với phương pháp Inbox Zero

Mailbox là một trong những phương tiện giao tiếp cá nhân và công việc phổ biến. Quản lí mailbox tốt là một phần quan trọng giúp mình quản lí cuộc sống tốt hơn, nâng cao hiệu suất học tập và làm việc.

Mình ngưng sử dụng Yahoo Mail và bắt đầu chuyển sang Gmail vào 2013. Mục đích sử dụng ban đầu để đăng kí thành viên ở các diễn đàn, dịch vụ và phục vụ một số liên lạc, thông báo trong trường đại học. Dần dần đến hiện nay, nội dung công việc qua mail ngày càng đa dạng, liên tục đòi hỏi mình phải có cách quản lí, sắp xếp những thông tin này tốt hơn. Mình quyết định đầu tư một khoảng thời gian để tìm hiểu, ứng dụng vài phương pháp quản lí Gmail tốt hơn. Từ đó tối ưu hoá hệ quản trị cá nhân, tạo ra sự thay đổi trong năng suất học tập và làm việc. Một trong số đó là phương pháp Inbox Zero.

Inbox zero là quy trình dán nhãn, phân loại và sắp xếp các email đến trong hộp thư Inbox bằng một số phương pháp thích hợp để duy trì trạng thái không có email nào chưa được xử lí trong hộp thư đến. Một số nguyên tắc của phương pháp Inbox Zero:

  • Cần dành thời gian xử lí mailbox định kì, tránh cảm giác quá tải mỗi lần mở lên.
  • Xoá tất cả những email không cần thiết, không phục vụ cho mục đích ngắn hạn hoặc dài hạn.
  • Hạn chế mở, xem rồi đóng lại mà không có hành động sau đó. Như vậy, vừa tốn rất nhiều sự chú ý mà không có hành động cụ thể, vừa tốn thêm thời gian sau đó để xử lí email một lần nữa, và có thể quên luôn công việc cần phải làm. Tốt nhất là cần quyết định nên làm gì với mỗi email để phân loại vào vị trí tương ứng và có hành động phù hợp.

1. Dọn dẹp mớ hỗn độn

Số lượng mail từ 2013 cho đến nay trước khi mình tiến hành dọn dẹp là 10.699. Sau khi dọn dẹp chỉ còn 184, khoảng gần 2% số lượng mails ban đầu. Một vấn đề mà mình và nhiều người gặp phải là rối với số lượng mail khủng trong hộp thư mà không biết bắt đầu dọn dẹp từ đâu. Mình sử dụng 2 dịch vụ sau đây:

  • Unroll.me: quản lí danh sách tất cả các dịch vụ mà bạn đã đăng kí subscription qua email. Có thể dễ dàng hủy đăng ký bất kỳ dịch vụ nào. Dịch vụ này free, chỉ cần kết nối tài khoản gmail là dễ dàng xài được, giúp mình quản lí và ngưng nhận các email quảng cáo không cần thiết nữa. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh chức năng unsubscribe ở cuối mỗi email quảng cáo trong Gmail, nhưng cách này khá thủ công và không hệ thống được toàn bộ tất cả các trang đã đăng kí.
  • Mailstrom: Clean Up Your Inbox Now: đây là giải pháp giúp mình nhanh chóng dọn dẹp hàng nghìn email khỏi Inbox cùng một lúc. Sau khi liên kết với tài khoản Gmail, tất cả các email sẽ được phân loại thành các mục như Sender, People I’ve Emailed, Subject,… Mình chỉ cần thẳng tay xóa hàng loạt email không cần thiết một cách nhanh chóng. Nói vậy chứ mình cũng tốn khoảng 3-4 tiếng mới hoàn thành xong. Dịch này bản free chỉ xử lí tối đa 500 email. Mình trả thêm 18$ cho 1 tháng để sử dụng hết chức năng cho việc dọn dẹp Inbox ban đầu rồi unsubscribe.

Tóm lại, với 2 dịch vụ trên mình đã có thể dọn dẹp sạch sẽ rất nhiều thứ từ trước đến nay trong Gmail. Tiếp theo là thiết lập một số quy tắc phân loại và sắp xếp, để áp dụng cho tất cả các email từ nay về sau. Hộp Inbox đảm bảo bước sang hẳn một version mới luôn 😀

2. Phân loại & Thiết lập các quy tắc

2.1. System Labels – Categories – Labels

SYSTEM LABELS

Label là một công cụ phân loại rất hữu ích để tìm kiếm dễ dàng, giống như sticker cho email. Trong đó, system labels là hệ thống mặc định của Gmail. Để đơn giản hoá, mình chỉ show vài cái cần thiết (Important, Sent, All Mail, Trash) và hide những cái không sử dụng (Snoozed, Chats, Scheduled, Drafts, Spam).

Important mark: Đây là tính năng hữu ích của Gmail giúp nhận biết các email quan trọng bằng cách đánh dấu. Đây giống như thuật toán AI của Facebook khi bạn like content, thì Gmail sử dụng khi bạn mark emails. Tuy nhiên, cách mình sử dụng chức năng này có khác biệt một chút ở ý nghĩa. Mình không phân loại dựa trên tiêu chí quan trọng hay không, mà dựa trên tiêu chí có khả năng kiểm soát được hay không. Cụ thể:

  • Kiểm soát được: có thể tương tác, thực hiện hành động gì đó tiếp theo (ví dụ trả lời tin nhắn,…). Những email này thường cần mình phải thực hiện hành động gì đó tiếp theo, nên mình thiết lập tuỳ chỉnh để những email này hiện lên đầu tiên (Settings → Inbox → Inbox type: Important first).
  • Không kiểm soát được: chỉ đơn thuần tiếp nhận thông tin và không thể làm gì khác.

CATEGORIES

Đây là phân loại mặc định của Gmail. Khi có mail đến, Gmail sẽ tự động phân loại dựa trên nội dung vào 1 trong các mục: Primary, Social, Updates, Forums, Promotions. Vì chế độ tự động rất ngáo nên mình cần phải thiết lập lại trật tự cho nó. Tiêu chí phân loại của mình như sau:

  • Social: những email có nội dung trao đổi qua lại với nhau.
  • Updates: những email thông báo, cung cấp thông tin.
  • Forum: chức năng này mình bỏ bớt vì không cần thiết.
  • Promotions: khuyến mãi, giới thiệu sản phẩm dịch vụ.

LABELS

Labels là tính năng trong Gmail mình thấy nhiều người chưa tận dụng được hiệu quả. Nó cho phép sắp xếp tất cả các email theo các tiêu chí cá nhân hóa hơn. Labels và Categories hoạt động giống nhau, nhưng Categories là phần mặc định không thể thay đổi nên mình có thể phân loại thêm bằng chức năng Labels này. Mình chia thành các mục:

  • COURSES: liên quan khóa học, hội thảo.
  • REFERENCES: thông tin, thông báo, cập nhật.
  • STUDY ABROAD: liên quan đến vấn đề khi đang đi học nước ngoài.
  • WORK: công việc nghiên cứu, chuyên môn, các dự án.

Như vậy kết hợp cả Labels và Categories, chẳng hạn mình có thể nắm bắt được sơ bộ các email trong mục COURSES thuộc nhóm trao đổi thông tin, cập nhật, hay thông tin giới thiệu, khuyến mãi.

2.2. Phương pháp Eisenhower – Star system – Multiple Inboxes

PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER

Sau khi đã phân loại emails theo Categories và Labels, mình tiến hành tới việc xác định hành động cần làm. Mình sử dụng phương pháp Eisenhower. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.

Phương pháp này được sử dụng để sắp xếp hành động dựa trên tầm quan trọng (important) và tính cấp thiết (urgent). Cụ thể như sau:

  • Do it: Khẩn cấp và quan trọng, cần phải làm ngay lập tức.
  • Delegate it: Khẩn cấp nhưng không quan trọng, có thể bàn giao cho người khác.
  • Defer it: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp, hành động được lên kế hoạch để làm sau.
  • Dump it: Không khẩn cấp cũng không quan trọng, cần phải được loại bỏ.

STAR SYSTEM ⭐

Mình áp dụng phương pháp Eisenhower vào star system của Gmail. Nó giống như đánh dấu trang sách, giúp phân biệt hành động cần làm giữa những email khác nhau. Mặc định của Gmail là ngôi sao màu vàng ⭐ tuy nhiên có thể thay đổi biểu tượng và màu sắc (Settings → General → Stars) tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của bạn. Cách phân loại của mình như sau:

  • Yellow-bang ⚠️: important & urgent
  • Yellow-star ⭐: important & not urgent
  • Orange-guillemet ⏩: not important & urgent
  • No check: not important & not urgent
  • Green-check ✅: resolved. Đây là kí hiệu mình thêm vào sau khi giải quyết hoàn thành email. Nó như việc lưu trữ email, giống chức năng Archive. Nhưng mình không sử dụng Archive khi chưa xử lí email vì như mình đã giải thích, khi xem email mà không có hành động cụ thể, vừa tốn thêm thời gian sau đó để xử lí email một lần nữa, và có thể quên luôn công việc cần phải làm. Vì vậy, việc đánh dấu resolved các email với mình như là một hình thức lưu trữ lại sau khi đã giải quyết xong.

MULTIPLE INBOXES

Sau khi phân loại hành động tương ứng cho email, mình có thể sử dụng tính năng multiple inboxes để hiện thị các mục như trong hình. Theo đó, sẽ rất dễ nắm bắt được việc nào cần phải làm theo thứ tự ưu tiên đã phân loại như trên trong Inbox.

2.3. Filters

Labels, Categories và Star System là công cụ hữu ích để phân loại, nhưng việc phân loại thủ công có thể hơi tốn thời gian và phiền phức. Khi đó, có thể sử dụng tính năng Filters để phân loại tự động cho email đến thoả một số tiêu chí nhất định.

Ví dụ đối với email thông báo mỗi khi mình mua hàng trên Amazon, mình sẽ dùng Filter để thiết lập chức năng mỗi khi có email có đuôi @amazon.co.jp thì Gmail sẽ tự động bỏ qua hộp Inbox, đánh dấu đã đọc, gán nhãn REFERENCES & Updates. Chức năng này giúp lọc một loạt các email có nội dung giống nhau khá tiện để giải quyết các emails quảng cáo hoặc spam.

3. Tối ưu hoá bằng một số tính năng khác

3.1. Todoist

Đây là một phần mềm quản lí Task Management khá tốt. Trước đây, mình sử dụng Reminders sẵn có của iOS. Khi chuyển qua dùng Todoist thì chức năng tích hợp extension cả trong Gmail khá tiện lợi khi mình muốn lưu lại việc gì đó cần làm từ nội dung email. Ví dụ đối với email thuộc nhóm Do It, Defer It thì mình cần chuyển nó thành một tác vụ cần làm trong Todoist. Mình chỉ cần chọn “Add to Todoist” thì sẽ tự động lưu vào như hình bên dưới rất tiện lợi.

3.2. Advanced Search

Chức năng search của Gmail phù hợp khi cần tìm một email cụ thể, giống như việc tìm kiếm trên Google. Ví dụ: để tìm kiếm email từ địa chỉ [email protected], có tập tin file đính kèm, gửi trước ngày 30.01.2016 thì cần dùng câu lệnh như sau trong khung Search:

from: [email protected] has:attachment before:2016/01/30

Chức năng này có nhiều câu lệnh, bạn có thể tham khảo đầy đủ trên trang support của google ở đây. Mình tóm tắt lại một số câu lệnh phổ biến bên dưới:

3.3. Templates

Khi cần phải trả lời với nội dung lặp đi lặp lại, chức năng này sẽ giúp tiết kiệm thời gian bằng cách soạn sẵn nội dung cần trả lời rồi chọn tính năng Save draft as template.

TÓM LẠI: Để có một hệ quản trị cá nhân Gmail tốt hơn, mình đã bỏ ra khá nhiều thời gian để tìm hiểu và tối ưu hoá. Quá trình tuy phức tạp nhưng khi đã vượt qua được đoạn dốc của leaning curve rồi thì mọi thứ đã vào được guồng và trở nên gọn gàng, ngăn nắp, có hệ thống và tiện lợi hơn rất rất nhiều. Nếu bạn cũng muốn thay đổi cách sử dụng Gmail trước giờ mà ngại tìm hiểu những điều mình đã trình bày ở trên, bạn có thể liên hệ thêm với mình nhé haha. Happy organizing!

CUONG TRAN

Odaiba-Tokyo, 22.11.2020

NGUỒN THAM KHẢO:

Gmail Zero Inbox :The GTD Optimized Email Workflow. The Ultimate Strategy To Getting Things Done

The GMail Masterclass: A Complete Guide To Using Gmail

Productivity Masterclass: Create a Custom System that Works_Thomas Frank

Real Productivity: How to Build Habits That Last_Thomas Frank

Productivity Today: Managing Attention in the Digital Age | Learn with Todoist

MỘT SỐ BÀI VIẾT KHÁC:

MỘT SỐ TIN ĐỒN VỀ HIỆU SUẤT HỌC TẬP & LÀM VIỆC

MÌNH ĐÃ TỐI ƯU HÓA THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO?

ỨNG DỤNG TÂM LÍ HỌC MÀU SẮC VÀO HỌC TẬP & LÀM VIỆC

Posted by

Chào bạn, mình là Cường. Đây là nơi mình tự do lưu giữ vài hành trình trong cuộc sống. Hy vọng bạn cùng chia sẻ, và tìm được cái gì hay ho, bạn nha.

2 thoughts on “Quản lí Gmail với phương pháp Inbox Zero

Leave a Reply

Your email address will not be published.